Helpende hand in uw administratie

Adres:

Fritz Vinckelaan 153, 8450 Bredene

boekhouding is niet anders

Boekhouding is niet hetzelfde als wiskunde!

Boekhouding is niet hetzelfde als wiskunde!  …. ((1x=Q22-b67)*3² /5z-Q3)

Dat beweer ik al jaren tegen iedereen die denkt dat ik toch goed moet zijn in wiskunde, als boekhoudster.
Maar wiskunde is eigenlijk altijd een beetje als Chinees🈳㊙ geweest voor me, ontzettend moeilijk.

Ja, je moet in de boekhouding 👩‍💼 natuurlijk wel kunnen tellen, maar daar heb je de computer voor, en vroeger de rekenmachine 💻.
Een procentje berekenen van iets lukt me ook nog wel natuurlijk.

Maar nu, in mijn studies Accountancy-Fiscaliteit, heb ik ook het vak Economie. En wat moet je daar dus (zeer naief 🤷‍♀️onverwacht) wiskunde voor kennen??? Wiskunde, Algebra, Grafieken berekenen …. euhm, HELLLLUUP …

Gelukkig genoeg werd er door de lerares economie verwezen naar de “wiskunde academie”.🎆🎇✨ Dat gaf dus een EUREKA-momentje! 🤗 Je kan dus zomaar op You Tube gratis lessen wiskunde krijgen, die nog eens zeer duidelijk uitgelegd worden. Op net geen 1-2-3 had ik het – tot op een zeker niveau – helemaal begrepen. Super dankbaar dus.

Hadden ze dit soort tools maar gehad in mijn jonge jaren, wie weet waar ik dan nu had gestaan ???
#OfedraAdminUwHelpendeHand
#EeuwigeStudent
#Dankbaar

Complimentendag … of net andersom?

Complimentendag … of net andersom? 🤔

Een Brabants (boeren)werkpaard, wie wil daar nu niet mee vergeleken worden🐎? ’t Is alleszins beter dan een draaimolenpaard 🎠, al lijkt een renpaard me net iets elegantere🏇, die werken namelijk ook hard.
Nu ja, ik kies om het te zien als een compliment.
Bovendien zit er ook wel waarheid in. Ik bén een harde werker, on-the-job. (Thuis kan ik trouwens héél goed niets doen hoor, al krijg ik daar – nu ik opnieuw gestart ben met studeren – niet veel kans meer voor). ‘k Heb al vaker bij een bore-out gezeten dan bij een burn-out. Niets zo vervelend als niet voldoende werk, je niet nuttig voelen en niet al je capaciteiten kunnen/mogen gebruiken.

Met een bulldog 🐕🐶 ben ik trouwens ook al vergeleken geweest. Omdat – eens ik me vastbijt in iets – ik moeilijk loslaat. Het moet af, er moet (liefst positief) resultaat zijn.
Toch zou ik liever vergeleken worden met een assistentiehond🐕‍🦺. “Uw helpende hand” staat er immers bij mijn logo.

logo bovenaan groot lang met tekst 180

🐩Een (ijdele) poedel kan je me dan weer niet echt noemen. Al heb ik nochtans wel natuurlijke krullen 😂, maar daar stopt het dan wel mee.

#OfedraAdminUwHelpendeHand
#boekhouding
#Administratie

5 Tips om orde te creeren waar administratieve chaos heerst

5 Tips om orde te creëren waar administratieve chaos heerst!

5 Tips om orde te creëren waar administratieve chaos heerst!
1. Stel uw diagnose:
° Probeer overzicht te krijgen over het geheel
2. Stel prioriteiten:
° Welke zaken hebben een onmiddellijk en belangrijk effect op het resultaat (winst/verlies)
3. Stel doelen en deadlines:
° Tegen wanneer wil je elk onderdeel opgeruimd, opgelost en/of gecorrigeerd hebben
° Probeer niet alles tegelijk te doen, blijf steeds het globale overzicht van stap 1 indachtig
4. Stel een tijdstip vast:
° Bijvoorbeeld:
°° elke dag / tweedaags / elke week ;
°° een half uur / een uur / twee uur ;
°° op hetzelfde tijdstip
5. Stel geen te hoge eisen:
° De chaos is (meestal) niet op één dag ontstaan, en zal dus ook niet op één dag verdwijnen. Geef jezelf voldoende tijd, maar probeer wel routinematig, consequent en voor zolang het nodig is de gestelde procedures te volgen.
Na elke stap richting orde zal je een vrediger, rustiger gevoel krijgen. Uiteindelijk, wanneer de dag aangebroken is dat je hele planning met uitmuntend resultaat afgewerkt is, garandeer ik een gevoel van overwinning.
Gun jezelf een break, een cadeautje en vooral : hou daarna de orde vol, verval niet opnieuw in uitstelgedrag.
mon op mond reclame

Mijn Leuze

Enkel verbonden op contractuele basis, Till The Job Is Done

Als freelancer reken ik op mond tot mond reclame en op herhaalde opdrachten bij dezelfde klant

fotowagenpark ofedra admin bredene

Apetrots – vernieuwing wagenpark bedrijf XYZ

Het was één van de meest compleet waanzinnige en spannende uitdagingen die ik in mijn carrière mocht beleven. Als jonge twintiger, met nog maar zoveel kilometers op de teller, kwam ik als interim terecht in een groot bedrijf, dat ik hier “XYZ” zal noemen. Niet eens met het zicht op een vaste functie. Neen, het ging om de vervanging van twee personen: iemand op de personeelsdienst én iemand in de boekhouding die toevallig samen op zwangerschapsverlof gingen.

De boekhoudkundige taken waren eerder simpele routineklussen, voornamelijk het boeken van de rekening uittreksels.

In de personeelsdienst echter was ik de solo-player. Het bijhouden van aanwezigheden, opvolgen van sociale wetgeving, contact met sociaal secretariaat, formaliteiten in verband met persoonlijk gebruik van de gsm, afspraken maken met ‘collega’s’ voor hun jaarlijkse performance-review, en nog zoveel meer.

En toen, op een mooie dag, kwam iemand van het management me vertellen dat “XYZ” hun wagenpark wou uniformiseren. Tot dat moment had iedere werknemer die recht had op een bedrijfswagen vrij mogen kiezen voor welk merk, type en kleur.

De voordelen van die aanpak waren me snel duidelijk:

  • Eén leverancier, dus een contractuele versimpeling, én betere financiële voorwaarden, gezien het om een groot aantal wagens ging.
  • Geen jaloezie en afgunst meer tussen collega’s omdat de ene een mooiere of duurdere wagen had gekregen dan de andere, iedereen gelijk voor de interne ‘wet’.
  • Een uniforme look naar de buitenwereld toe, die vertelde: dit is ons uiterlijk, onze missie en de kwaliteit die we willen uitstralen.

Waarschijnlijk mis ik nog wel enkele voordelen, en wellicht waren er ook nadelen aan deze aanpak. Maar in mijn persoonlijke verhaal doen die er ook niet (meer) zo toe.

Het super-spannende van deze story was : ik mocht dit volledig gaan uitwerken. Ik, een piepjong, groen achter de oren beginnertje. Apetrots was ik, maar vooral ook ontzettend zenuwachtig en benauwd. Want hoe moest ik hier in hemelsnaam aan beginnen?

Nu ben ik altijd nogal pragmatisch van geest geweest, niet twijfelen, gewoon doen. En als ’t niet goed is herbeginnen.

Eerst begon ik informatie bij elkaar te sprokkelen over de huidige manier van werken. Welke leveranciers, aan welke voorwaarden. Daarna zocht ik contact met verscheidene bedrijven, die me met veel plezier de éne na de andere ingewikkelde offerte bezorgden. Soms klonk het zelfs als latijn in mijn oren. Leasen, operationeel of financieel, huren, huurkopen, kopen, …ik zag door het bos de bomen niet meer!

Hoe ik het als jong broekkie klaarkreeg, ik weet het nog steeds niet, maar ik vond de 3 meest interessante leveranciers bereid om allemaal samen met me aan tafel te gaan zitten. Dus niet eerst de éne en daarna de andere, nee, gewoon allemaal samen. En ze vertelden, zonder enige druk, en vergeleken met en voor mij én elkaar welke toepassing voor “XYZ” de beste was. Al wat ze van me kregen was een kopje koffie, een glasje water, en de belofte dat ieder voorstel eerlijk en zonder partijdigheid aan het management zou worden voorgelegd.

Het kan zijn dat die leveranciers goede acteurs waren, of ik gewoon ontzettend naïef, maar ik had toch de indruk dat ze stuk voor stuk met een voldaan, tevreden en positief gevoel die vergaderzaal uitliepen. Elk van hen met de belofte dat ik ze steeds mocht contacteren indien ik nog meer vragen had, en dat ze zelfs nog opnieuw – samen met de andere leveranciers, of afzonderlijk – zouden langskomen als ik dat wenste. Ik voelde me een superster!

Na dat gesprek heb ik die drie offertes naast elkaar in een Excel-spreadsheet gezet, met alle voor- en nadelen voor “XYZ”. Met die spreadsheet ben ik gaan samenzitten met de manager, waar ik de resultaten heb toegelicht. Om uiteindelijk zelfs te durven zeggen “ik denk dat “A” de beste – kwaliteit / quantiteit – oplossing biedt voor “XYZ”.

Of ze onder de indruk waren van mijn werk vraag je? Ze hebben het me toch nooit verteld. Ze hebben wél gekozen voor de oplossing die ik voorstelde. Maar toen een paar weken later de HR-verantwoordelijk terug kwam uit zwangerschapsverlof, mocht ik toch gewoon weer vertrekken. Ik herinner me dat er op mijn laatste werkdag niet eens iets speciaals gedaan werd als afscheid. Vond ik dat erg? Misschien een beetje, maar anderzijds zat ik in mijn hoofd al bij het volgende project.

Vergeten ben ik die ervaring echter nooit. En wanneer ik eraan denk, dan is dat nog steeds met een groot gevoel van voldoening, trots en zelfvertrouwen. Want dat had ik toch maar mooi gedaan!

 

Orde op je bureau/kantoor is orde en rust in je hoofd!

administratie ofedra admin bredene

Wat is administratie nu juist?

Er zijn veel minder- of meer belangrijk klinkende titels.

  • Office Manager
  • Chief Administration Officer
  • Directiesecretaresse
  • Receptioniste
  • Management Assistant
  • Supply Chain Locomotive Promoter

Oké, die laatste vond ik nu net zelf uit, maar heeft wel een leuke ‘ring‘, niet ?

Soms verteld de titel je onmiddellijk wat er van de persoon verwacht wordt, vaak klinkt het ontzettend mysterieus en soms ook een beetje pompeus.

Maar eigenlijk is administratie alles wat er in een bedrijf gebeurt. Of tenminste, bij alle processen die een bedrijf voert, of het nu om een productie-, een (door)verkoop- of een dienstverlenend bedrijf gaat. Overal komt administratie aan te pas.

De telefoon die rinkelt is administratie, de brief die binnenkomt, maar ook de mail die verzonden wordt. Het gebruik van de kopieermachine, de bestelling voor water en koffie voor het personeel, de verkoopfactuur die opgesteld dient te worden conform de bestelbon, het bewijs van levering en de prestatiefiche van de werknemer.

Hoe groter het bedrijf, hoe meer alle processen gedetailleerd zullen uitgeschreven zijn, zonder dat daar van de procedure kan/mag afgeweken worden. Iedere werknemer is bezig met een deeltje van de stroming, en zelden ziet nog iemand het bos door de bomen, of de bomen door het bos?

Wanneer je de administratie ‘voert’ in een klein(er) bedrijf blijf je overzicht houden van the big picture!

De zaakvoerder van een KMO is met recht vaak allergisch aan de zinnen/woorden “dat staat niet in mijn job omschrijving, dat is niet mijn verantwoordelijkheid”. Hij/Zij zal met recht verwachten dat je flexibel bent, naar tijd en nog veel meer naar taakinhoud. De telefoon opnemen met een vriendelijke “goedemorgen, hoe kan ik u helpen?”, klanten ontvangen met een glimlach, een kopietje maken of een document inscannen. Tussendoor een offerte maken, de verkoopfacturen voorbereiden, een mailtje beantwoorden én zorgen dat het klassement netjes bijgehouden blijft. Inspringen voor afwezige collega’s, én alles laten vallen als er totaal onverwacht een super dringende klus dient uitgevoerd te worden.

Allround, manusje-van-al, veelzijdig, plantrekker en van alle markten thuis. Dat zijn trefwoorden waaraan de administratief medewerker van een KMO moet voldoen. Liefst nog in verschillende talen.

Organisatietalent zal de Kmo’er zeker van je verwachten, want je moet je taken zo plannen, dat je steeds nog wat tijd overhoudt voor noodgevallen. En je moet natuurlijk ook vergaderingen kunnen plannen, notuleren, (zaken)reizen boeken, evenementen organiseren en draaiboeken maken.

Commercieel én klantgericht denken, zonder over je te laten lopen. Assertief zijn dus, maar toch diplomatisch.

Dit alles, en nog zoveel meer. Het is inderdaad een hele boterham aan taken, verantwoordelijkheden en missies. Maar, de voldoening die je krijgt uit het succesvol realiseren van alle projecten maakt dat je het met plezier blijft doen.

De appreciatie van de Kmo’er voor je constante inzet, toewijding en werklust zal – als het goed is – automatisch volgen.

klantenopvolging ofedra admin bredene

Klanten opvolging

Je hebt misschien een grote omzet, maar toch een (te) beperkte cashflow. Betalen je klanten wel op tijd?

Er is weinig zo belangrijk voor je bedrijf als de opvolging van openstaande facturen.

Niet zo’n leuke bezigheid natuurlijk. Verkopen is véél aangenamer, de contacten zijn positiever, je hoeft niet te zeuren, je krijgt een voldane flow over je en je ziet je omzet groeien!

Allemaal waar.

Maar als wat je verkocht hebt niet (op tijd) wordt betaald, dan gaat die flow snel over in frustratie en teleurstelling.

De enige oplossing: een consequente opvolging van je debiteurenbeheer. Dat wil zeggen regelmatig en iedere klant gelijk voor de ‘wet’.

Het is een proces dat moet vastliggen: wat is het eerste contact, hoeveel dagen tussen de aanmaningen, wanneer ga je werkelijk over tot aangetekend schrijven en dreigen met advocaten en nalatigheidsintresten?

Stap 1 is meestal een eerste – vriendelijk – telefoontje “zou het kunnen dat u dit uit het oog bent verloren?” Best kan u dit onmiddellijk  laten volgen door een rekeninguittreksel van de openstaande bedragen via mail. “Beste klant, in opvolging van ons telefonisch onderhoud van heden, bezorg ik u nog eens een detail van het/de nog openstaande bedrag(en).

X dagen later (zoals voorzien in het vooropgestelde proces) een eerste schriftelijke herinnering, vriendelijk. Hier geef je de klant een termijn waarop hij/zij dient te betalen. De termijn moet je echt wel opvolgen. Dus als je zegt “binnen de 10 dagen, of uiterlijk tegen die datum”, moet je die op datum dus echt wel opnieuw in actie schieten, als het bedrag dan nog niet betaald werd. Dit door middel van een 2de herinnering, vriendelijk maar dringend, met een nieuwe termijn.

Aan te raden is op dit moment ook opnieuw telefonisch contact te zoeken met uw klant. Dit om na te vragen of er een specifieke reden is waarom de betaling nog niet werd uitgevoerd.

U zou met uw klant een afbetalingsplan kunnen vastleggen, maar dit moet schriftelijk bevestigd worden en voor akkoord ondertekend door de klant. Als die dat niet wil, is dat vaak een aanwijzing dat hij/zij helemaal niet de bedoeling heeft tot betalen over te gaan.

Opnieuw, dit afbetalingsplan moet ook weer op een consequente manier opgevolgd worden. Is er 1 betaling te laat, dan is de afgesproken overeenkomst verbroken!

De laatste stap – die zowel u als de klant – graag willen vermijden, is het doorgeven van het dossier aan een advocaat of inningskantoor voor invordering van rechtswege.

Belangrijk is de klant daarop te wijzen in de laatste – aangetekende – rappel, dat in dit geval alle kosten, nalatigheidsintresten, erelonen van advocaat en gerechtsdeurwaarder ten laste van de klant zullen vallen.

Orde op uw bureau is orde en rust in uw hoofd!

Goed debiteurenbeheer is voor OFEDRA-Admin een stokpaardje.

samenwerken ofedra admin bredene

Samenwerken

Samen werken is niet altijd evident. Vaak zie je collega’s zich meer gedragen als concurrenten dan als mensen die in hetzelfde bedrijf hetzelfde doel proberen na te streven. Zonder het te beseffen heb ik er mezelf ook schuldig aan gemaakt in het verleden. Ik kon er nochtans heel erg boos en gefrustreerd over worden als ik het andere collega’s zag doen.
En toen was er een momentje dat ik -door omstandigheden – even wat dieper en aandachtiger naar mijn eigen gedrag en reacties ging kijken. Wauw, wat een eye-opener. Ik schrok zo hard van wat ik moest vaststellen, heel eventjes had ik een enorme hekel aan mezelf.
Maar, van onze fouten -als we ze tenminste erkennen – kunnen we leren.
Eerst en vooral moest ik mezelf vergeven voor mijn -soms – oncollegiale gedrag. En onmiddellijk daarna moest ik dat gedrag zien te veranderen.
Dat gaat niet zonder slag of stoot, want soms zitten bepaalde overtuigingen zo ingebakken, dat je ze op automatische piloot gaat herhalen. Constant opletten dus! Bewust zijn dat mijn manier niet DE enige manier is om iets te doen. Minder oordelen als iets niet direct van een leien dakje loopt, maar hulp aanbieden, uitleg geven, en geduldig zijn!
Iemand anders proberen te veranderen kan alleen maar resulteren in teleurstelling. Jezelf veranderen maakt je rijker!

klasseren ofedra admin bredene blog

Klasseren

Dat doe ik later wel even, #klasseren, daar heb ik nu echt geen zin in. Ik heb veel nuttiger dingen te doen!
Het is waar, een klassement bijhouden van alle documenten / papierwerk / informatie / briefwisseling / die je binnenkrijgt is niet het leukste werk. Probleem is, laat het liggen en het stapelt zich op tot een onoverzichtelijke berg. Dat geldt trouwens voor papieren- en voor digitaal klassement. In mijn werkomgeving ben ik daar een freak in. Elk papiertje dat mijn handen passeert, wordt onmiddellijk op de juiste plaats, in de juiste classeur, lade of kast gestoken. Aankoopfacturen geboekt, betaald: wham, weg ermee, de kaft in. Bankuittreksels geboekt: tjaka, weg ermee, de binder in. Brief van het sociaal secretariaat met updates over de sociale wetgeving: hopla, in mijn schuif in het juiste hangmapje. Mail van een collega met een verzoek een betaling uit te voeren: bam, betaling uitgevoerd, mail terug naar collega met één woordje “done”, en de verzoekmail verschuif ik onmiddellijk naar het juiste opvolgmapje (dossierbeheer). Mail van een cliënt met een bijlage die zeer belangrijk is: woehoe, bijlage digitaal direct opslaan onder het juiste dossier.
Niet straks of morgen, maar direct.
Orde op je bureau geeft orde in je hoofd. #administratie #tijdsbesparing