Wat is administratie nu juist?

Er zijn veel minder- of meer belangrijk klinkende titels.

• Office Manager
• Chief Administration Officer
• Directiesecretaresse
• Receptioniste
• Management Assistant
• Supply Chain Locomotive Promoter

Oké, die laatste vond ik nu net zelf uit, maar heeft wel een leuke ‘ring‘, niet ?

Soms verteld de titel je onmiddellijk wat er van de persoon verwacht wordt, vaak klinkt het ontzettend mysterieus en soms ook een beetje pompeus.

Maar eigenlijk is administratie alles wat er in een bedrijf gebeurt. Of tenminste, bij alle processen die een bedrijf voert, of het nu om een productie-, een (door)verkoop- of een dienstverlenend bedrijf gaat. Overal komt administratie aan te pas.

De telefoon die rinkelt is administratie, de brief die binnenkomt, maar ook de mail die verzonden wordt. Het gebruik van de kopieermachine, de bestelling voor water en koffie voor het personeel, de verkoopfactuur die opgesteld dient te worden conform de bestelbon, het bewijs van levering en de prestatiefiche van de werknemer.

Hoe groter het bedrijf, hoe meer alle processen gedetailleerd zullen uitgeschreven zijn, zonder dat daar van de procedure kan/mag afgeweken worden. Iedere werknemer is bezig met een deeltje van de stroming, en zelden ziet nog iemand het bos door de bomen, of de bomen door het bos?

Wanneer je de administratie ‘voert’ in een klein(er) bedrijf blijf je overzicht houden van the big picture!

De zaakvoerder van een KMO is met recht vaak allergisch aan de zinnen/woorden “dat staat niet in mijn job omschrijving, dat is niet mijn verantwoordelijkheid”. Hij/Zij zal met recht verwachten dat je flexibel bent, naar tijd en nog veel meer naar taakinhoud. De telefoon opnemen met een vriendelijke “goedemorgen, hoe kan ik u helpen?”, klanten ontvangen met een glimlach, een kopietje maken of een document inscannen. Tussendoor een offerte maken, de verkoopfacturen voorbereiden, een mailtje beantwoorden én zorgen dat het klassement netjes bijgehouden blijft. Inspringen voor afwezige collega’s, én alles laten vallen als er totaal onverwacht een super dringende klus dient uitgevoerd te worden.

Allround, manusje-van-al, veelzijdig, plantrekker en van alle markten thuis. Dat zijn trefwoorden waaraan de administratief medewerker van een KMO moet voldoen. Liefst nog in verschillende talen.

Organisatietalent zal de Kmo’er zeker van je verwachten, want je moet je taken zo plannen, dat je steeds nog wat tijd overhoudt voor noodgevallen. En je moet natuurlijk ook vergaderingen kunnen plannen, notuleren, (zaken)reizen boeken, evenementen organiseren en draaiboeken maken.

Commercieel én klantgericht denken, zonder over je te laten lopen. Assertief zijn dus, maar toch diplomatisch.

Dit alles, en nog zoveel meer. Het is inderdaad een hele boterham aan taken, verantwoordelijkheden en missies. Maar, de voldoening die je krijgt uit het succesvol realiseren van alle projecten maakt dat je het met plezier blijft doen.

De appreciatie van de Kmo’er voor je constante inzet, toewijding en werklust zal – als het goed is – automatisch volgen.