Klanten opvolging

Je hebt misschien een grote omzet, maar toch een (te) beperkte cashflow. Betalen je klanten wel op tijd?

Er is weinig zo belangrijk voor je bedrijf als de opvolging van openstaande facturen.

Niet zo’n leuke bezigheid natuurlijk. Verkopen is véél aangenamer, de contacten zijn positiever, je hoeft niet te zeuren, je krijgt een voldane flow over je en je ziet je omzet groeien!

Allemaal waar.

Maar als wat je verkocht hebt niet (op tijd) wordt betaald, dan gaat die flow snel over in frustratie en teleurstelling.

De enige oplossing: een consequente opvolging van je debiteurenbeheer. Dat wil zeggen regelmatig en iedere klant gelijk voor de ‘wet’.

Het is een proces dat moet vastliggen: wat is het eerste contact, hoeveel dagen tussen de aanmaningen, wanneer ga je werkelijk over tot aangetekend schrijven en dreigen met advocaten en nalatigheidsintresten?

Stap 1 is meestal een eerste – vriendelijk – telefoontje “zou het kunnen dat u dit uit het oog bent verloren?” Best kan u dit onmiddellijk  laten volgen door een rekeninguittreksel van de openstaande bedragen via mail. “Beste klant, in opvolging van ons telefonisch onderhoud van heden, bezorg ik u nog eens een detail van het/de nog openstaande bedrag(en).

X dagen later (zoals voorzien in het vooropgestelde proces) een eerste schriftelijke herinnering, vriendelijk. Hier geef je de klant een termijn waarop hij/zij dient te betalen. De termijn moet je echt wel opvolgen. Dus als je zegt “binnen de 10 dagen, of uiterlijk tegen die datum”, moet je die op datum dus echt wel opnieuw in actie schieten, als het bedrag dan nog niet betaald werd. Dit door middel van een 2de herinnering, vriendelijk maar dringend, met een nieuwe termijn.

Aan te raden is op dit moment ook opnieuw telefonisch contact te zoeken met uw klant. Dit om na te vragen of er een specifieke reden is waarom de betaling nog niet werd uitgevoerd.

U zou met uw klant een afbetalingsplan kunnen vastleggen, maar dit moet schriftelijk bevestigd worden en voor akkoord ondertekend door de klant. Als die dat niet wil, is dat vaak een aanwijzing dat hij/zij helemaal niet de bedoeling heeft tot betalen over te gaan.

Opnieuw, dit afbetalingsplan moet ook weer op een consequente manier opgevolgd worden. Is er 1 betaling te laat, dan is de afgesproken overeenkomst verbroken!

De laatste stap – die zowel u als de klant – graag willen vermijden, is het doorgeven van het dossier aan een advocaat of inningskantoor voor invordering van rechtswege.

Belangrijk is de klant daarop te wijzen in de laatste – aangetekende – rappel, dat in dit geval alle kosten, nalatigheidsintresten, erelonen van advocaat en gerechtsdeurwaarder ten laste van de klant zullen vallen.

Orde op uw bureau is orde en rust in uw hoofd!

Goed debiteurenbeheer is voor OFEDRA-Admin een stokpaardje.