Helpende hand in uw administratie

Adres:

Fritz Vinckelaan 153, 8450 Bredene

fotowagenpark ofedra admin bredene

Apetrots – vernieuwing wagenpark bedrijf XYZ

Het was één van de meest compleet waanzinnige en spannende uitdagingen die ik in mijn carrière mocht beleven. Als jonge twintiger, met nog maar zoveel kilometers op de teller, kwam ik als interim terecht in een groot bedrijf, dat ik hier “XYZ” zal noemen. Niet eens met het zicht op een vaste functie. Neen, het ging om de vervanging van twee personen: iemand op de personeelsdienst én iemand in de boekhouding die toevallig samen op zwangerschapsverlof gingen.

De boekhoudkundige taken waren eerder simpele routineklussen, voornamelijk het boeken van de rekening uittreksels.

In de personeelsdienst echter was ik de solo-player. Het bijhouden van aanwezigheden, opvolgen van sociale wetgeving, contact met sociaal secretariaat, formaliteiten in verband met persoonlijk gebruik van de gsm, afspraken maken met ‘collega’s’ voor hun jaarlijkse performance-review, en nog zoveel meer.

En toen, op een mooie dag, kwam iemand van het management me vertellen dat “XYZ” hun wagenpark wou uniformiseren. Tot dat moment had iedere werknemer die recht had op een bedrijfswagen vrij mogen kiezen voor welk merk, type en kleur.

De voordelen van die aanpak waren me snel duidelijk:

  • Eén leverancier, dus een contractuele versimpeling, én betere financiële voorwaarden, gezien het om een groot aantal wagens ging.
  • Geen jaloezie en afgunst meer tussen collega’s omdat de ene een mooiere of duurdere wagen had gekregen dan de andere, iedereen gelijk voor de interne ‘wet’.
  • Een uniforme look naar de buitenwereld toe, die vertelde: dit is ons uiterlijk, onze missie en de kwaliteit die we willen uitstralen.

Waarschijnlijk mis ik nog wel enkele voordelen, en wellicht waren er ook nadelen aan deze aanpak. Maar in mijn persoonlijke verhaal doen die er ook niet (meer) zo toe.

Het super-spannende van deze story was : ik mocht dit volledig gaan uitwerken. Ik, een piepjong, groen achter de oren beginnertje. Apetrots was ik, maar vooral ook ontzettend zenuwachtig en benauwd. Want hoe moest ik hier in hemelsnaam aan beginnen?

Nu ben ik altijd nogal pragmatisch van geest geweest, niet twijfelen, gewoon doen. En als ’t niet goed is herbeginnen.

Eerst begon ik informatie bij elkaar te sprokkelen over de huidige manier van werken. Welke leveranciers, aan welke voorwaarden. Daarna zocht ik contact met verscheidene bedrijven, die me met veel plezier de éne na de andere ingewikkelde offerte bezorgden. Soms klonk het zelfs als latijn in mijn oren. Leasen, operationeel of financieel, huren, huurkopen, kopen, …ik zag door het bos de bomen niet meer!

Hoe ik het als jong broekkie klaarkreeg, ik weet het nog steeds niet, maar ik vond de 3 meest interessante leveranciers bereid om allemaal samen met me aan tafel te gaan zitten. Dus niet eerst de éne en daarna de andere, nee, gewoon allemaal samen. En ze vertelden, zonder enige druk, en vergeleken met en voor mij én elkaar welke toepassing voor “XYZ” de beste was. Al wat ze van me kregen was een kopje koffie, een glasje water, en de belofte dat ieder voorstel eerlijk en zonder partijdigheid aan het management zou worden voorgelegd.

Het kan zijn dat die leveranciers goede acteurs waren, of ik gewoon ontzettend naïef, maar ik had toch de indruk dat ze stuk voor stuk met een voldaan, tevreden en positief gevoel die vergaderzaal uitliepen. Elk van hen met de belofte dat ik ze steeds mocht contacteren indien ik nog meer vragen had, en dat ze zelfs nog opnieuw – samen met de andere leveranciers, of afzonderlijk – zouden langskomen als ik dat wenste. Ik voelde me een superster!

Na dat gesprek heb ik die drie offertes naast elkaar in een Excel-spreadsheet gezet, met alle voor- en nadelen voor “XYZ”. Met die spreadsheet ben ik gaan samenzitten met de manager, waar ik de resultaten heb toegelicht. Om uiteindelijk zelfs te durven zeggen “ik denk dat “A” de beste – kwaliteit / quantiteit – oplossing biedt voor “XYZ”.

Of ze onder de indruk waren van mijn werk vraag je? Ze hebben het me toch nooit verteld. Ze hebben wél gekozen voor de oplossing die ik voorstelde. Maar toen een paar weken later de HR-verantwoordelijk terug kwam uit zwangerschapsverlof, mocht ik toch gewoon weer vertrekken. Ik herinner me dat er op mijn laatste werkdag niet eens iets speciaals gedaan werd als afscheid. Vond ik dat erg? Misschien een beetje, maar anderzijds zat ik in mijn hoofd al bij het volgende project.

Vergeten ben ik die ervaring echter nooit. En wanneer ik eraan denk, dan is dat nog steeds met een groot gevoel van voldoening, trots en zelfvertrouwen. Want dat had ik toch maar mooi gedaan!

 

Orde op je bureau/kantoor is orde en rust in je hoofd!