News

Wat is administratie nu juist?

Er zijn veel minder- of meer belangrijk klinkende titels.

• Office Manager
• Chief Administration Officer
• Directiesecretaresse
• Receptioniste
• Management Assistant
• Supply Chain Locomotive Promoter

Oké, die laatste vond ik nu net zelf uit, maar heeft wel een leuke ‘ring‘, niet ?

Soms verteld de titel je onmiddellijk wat er van de persoon verwacht wordt, vaak klinkt het ontzettend mysterieus en soms ook een beetje pompeus.

Maar eigenlijk is administratie alles wat er in een bedrijf gebeurt. Of tenminste, bij alle processen die een bedrijf voert, of het nu om een productie-, een (door)verkoop- of een dienstverlenend bedrijf gaat. Overal komt administratie aan te pas.

De telefoon die rinkelt is administratie, de brief die binnenkomt, maar ook de mail die verzonden wordt. Het gebruik van de kopieermachine, de bestelling voor water en koffie voor het personeel, de verkoopfactuur die opgesteld dient te worden conform de bestelbon, het bewijs van levering en de prestatiefiche van de werknemer.

Hoe groter het bedrijf, hoe meer alle processen gedetailleerd zullen uitgeschreven zijn, zonder dat daar van de procedure kan/mag afgeweken worden. Iedere werknemer is bezig met een deeltje van de stroming, en zelden ziet nog iemand het bos door de bomen, of de bomen door het bos?

Wanneer je de administratie ‘voert’ in een klein(er) bedrijf blijf je overzicht houden van the big picture!

De zaakvoerder van een KMO is met recht vaak allergisch aan de zinnen/woorden “dat staat niet in mijn job omschrijving, dat is niet mijn verantwoordelijkheid”. Hij/Zij zal met recht verwachten dat je flexibel bent, naar tijd en nog veel meer naar taakinhoud. De telefoon opnemen met een vriendelijke “goedemorgen, hoe kan ik u helpen?”, klanten ontvangen met een glimlach, een kopietje maken of een document inscannen. Tussendoor een offerte maken, de verkoopfacturen voorbereiden, een mailtje beantwoorden én zorgen dat het klassement netjes bijgehouden blijft. Inspringen voor afwezige collega’s, én alles laten vallen als er totaal onverwacht een super dringende klus dient uitgevoerd te worden.

Allround, manusje-van-al, veelzijdig, plantrekker en van alle markten thuis. Dat zijn trefwoorden waaraan de administratief medewerker van een KMO moet voldoen. Liefst nog in verschillende talen.

Organisatietalent zal de Kmo’er zeker van je verwachten, want je moet je taken zo plannen, dat je steeds nog wat tijd overhoudt voor noodgevallen. En je moet natuurlijk ook vergaderingen kunnen plannen, notuleren, (zaken)reizen boeken, evenementen organiseren en draaiboeken maken.

Commercieel én klantgericht denken, zonder over je te laten lopen. Assertief zijn dus, maar toch diplomatisch.

Dit alles, en nog zoveel meer. Het is inderdaad een hele boterham aan taken, verantwoordelijkheden en missies. Maar, de voldoening die je krijgt uit het succesvol realiseren van alle projecten maakt dat je het met plezier blijft doen.

De appreciatie van de Kmo’er voor je constante inzet, toewijding en werklust zal – als het goed is – automatisch volgen.

Klanten opvolging

Je hebt misschien een grote omzet, maar toch een (te) beperkte cashflow. Betalen je klanten wel op tijd?

Er is weinig zo belangrijk voor je bedrijf als de opvolging van openstaande facturen.

Niet zo’n leuke bezigheid natuurlijk. Verkopen is véél aangenamer, de contacten zijn positiever, je hoeft niet te zeuren, je krijgt een voldane flow over je en je ziet je omzet groeien!

Allemaal waar.

Maar als wat je verkocht hebt niet (op tijd) wordt betaald, dan gaat die flow snel over in frustratie en teleurstelling.

De enige oplossing: een consequente opvolging van je debiteurenbeheer. Dat wil zeggen regelmatig en iedere klant gelijk voor de ‘wet’.

Het is een proces dat moet vastliggen: wat is het eerste contact, hoeveel dagen tussen de aanmaningen, wanneer ga je werkelijk over tot aangetekend schrijven en dreigen met advocaten en nalatigheidsintresten?

Stap 1 is meestal een eerste – vriendelijk – telefoontje “zou het kunnen dat u dit uit het oog bent verloren?” Best kan u dit onmiddellijk  laten volgen door een rekeninguittreksel van de openstaande bedragen via mail. “Beste klant, in opvolging van ons telefonisch onderhoud van heden, bezorg ik u nog eens een detail van het/de nog openstaande bedrag(en).

X dagen later (zoals voorzien in het vooropgestelde proces) een eerste schriftelijke herinnering, vriendelijk. Hier geef je de klant een termijn waarop hij/zij dient te betalen. De termijn moet je echt wel opvolgen. Dus als je zegt “binnen de 10 dagen, of uiterlijk tegen die datum”, moet je die op datum dus echt wel opnieuw in actie schieten, als het bedrag dan nog niet betaald werd. Dit door middel van een 2de herinnering, vriendelijk maar dringend, met een nieuwe termijn.

Aan te raden is op dit moment ook opnieuw telefonisch contact te zoeken met uw klant. Dit om na te vragen of er een specifieke reden is waarom de betaling nog niet werd uitgevoerd.

U zou met uw klant een afbetalingsplan kunnen vastleggen, maar dit moet schriftelijk bevestigd worden en voor akkoord ondertekend door de klant. Als die dat niet wil, is dat vaak een aanwijzing dat hij/zij helemaal niet de bedoeling heeft tot betalen over te gaan.

Opnieuw, dit afbetalingsplan moet ook weer op een consequente manier opgevolgd worden. Is er 1 betaling te laat, dan is de afgesproken overeenkomst verbroken!

De laatste stap – die zowel u als de klant – graag willen vermijden, is het doorgeven van het dossier aan een advocaat of inningskantoor voor invordering van rechtswege.

Belangrijk is de klant daarop te wijzen in de laatste – aangetekende – rappel, dat in dit geval alle kosten, nalatigheidsintresten, erelonen van advocaat en gerechtsdeurwaarder ten laste van de klant zullen vallen.

Orde op uw bureau is orde en rust in uw hoofd!

Goed debiteurenbeheer is voor OFEDRA-Admin een stokpaardje.

Samenwerken

Samen werken is niet altijd evident. Vaak zie je collega’s zich meer gedragen als concurrenten dan als mensen die in hetzelfde bedrijf hetzelfde doel proberen na te streven. Zonder het te beseffen heb ik er mezelf ook schuldig aan gemaakt in het verleden. Ik kon er nochtans heel erg boos en gefrustreerd over worden als ik het andere collega’s zag doen.
En toen was er een momentje dat ik -door omstandigheden – even wat dieper en aandachtiger naar mijn eigen gedrag en reacties ging kijken. Wauw, wat een eye-opener. Ik schrok zo hard van wat ik moest vaststellen, heel eventjes had ik een enorme hekel aan mezelf.
Maar, van onze fouten -als we ze tenminste erkennen – kunnen we leren.
Eerst en vooral moest ik mezelf vergeven voor mijn -soms – oncollegiale gedrag. En onmiddellijk daarna moest ik dat gedrag zien te veranderen.
Dat gaat niet zonder slag of stoot, want soms zitten bepaalde overtuigingen zo ingebakken, dat je ze op automatische piloot gaat herhalen. Constant opletten dus! Bewust zijn dat mijn manier niet DE enige manier is om iets te doen. Minder oordelen als iets niet direct van een leien dakje loopt, maar hulp aanbieden, uitleg geven, en geduldig zijn!
Iemand anders proberen te veranderen kan alleen maar resulteren in teleurstelling. Jezelf veranderen maakt je rijker!

Klasseren

Dat doe ik later wel even, #klasseren, daar heb ik nu echt geen zin in. Ik heb veel nuttiger dingen te doen!
Het is waar, een klassement bijhouden van alle documenten / papierwerk / informatie / briefwisseling / die je binnenkrijgt is niet het leukste werk. Probleem is, laat het liggen en het stapelt zich op tot een onoverzichtelijke berg. Dat geldt trouwens voor papieren- en voor digitaal klassement. In mijn werkomgeving ben ik daar een freak in. Elk papiertje dat mijn handen passeert, wordt onmiddellijk op de juiste plaats, in de juiste classeur, lade of kast gestoken. Aankoopfacturen geboekt, betaald: wham, weg ermee, de kaft in. Bankuittreksels geboekt: tjaka, weg ermee, de binder in. Brief van het sociaal secretariaat met updates over de sociale wetgeving: hopla, in mijn schuif in het juiste hangmapje. Mail van een collega met een verzoek een betaling uit te voeren: bam, betaling uitgevoerd, mail terug naar collega met één woordje “done”, en de verzoekmail verschuif ik onmiddellijk naar het juiste opvolgmapje (dossierbeheer). Mail van een cliënt met een bijlage die zeer belangrijk is: woehoe, bijlage digitaal direct opslaan onder het juiste dossier.
Niet straks of morgen, maar direct.
Orde op je bureau geeft orde in je hoofd. #administratie #tijdsbesparing